Boxholmshus
Hur vill ni arbeta på Boxholmshus?
Inte: hur vill ni att ett nytt IT-system ska se ut?
Boxholmshus
Fastighetsteknikerarbetsorder · rondering · foton
Uthyrningkö · kontrakt · nycklar
Hyresgästservicefelanmälan · telefon · mejl
Ekonomihyresavier · Hogia
Fastighetschefunderhållsplan · budget
Simhall & VAdagliga ronder · vattenvärden
Hur kan systemet anpassas efter detta?
Kartläggningen
Vi börjar inte från ett tomt papper.
Boxholmshus
306 funktioner
i sex steg – från inkommande behov till långsiktig förvaltning
7 roller
tekniker, uthyrning, ekonomi, fastighetschef, administration, VA, simhall
7 arbetsflöden
felanmälan, besiktning, rondering, underhåll, uthyrning, ekonomi, dokument
7 system
DeDU, Hogia, iBinder, Excel, iLOQ, VAKA, Boplats
Nu behöver vi bekräfta verkligheten med människorna som arbetar i den.
Ni behöver inte komma på ett nytt system.
Visa oss hur ni arbetar idag.
NI
Er del
Vardagen
Visa hur det går till
Berätta vad som fungerar
Berätta vad som skaver
Dela era idéer
VI
Vår del
Och resten?
Förstår
Strukturerar
Tar fram förslag
Bygger
Låter er prova
Ni är experter på Boxholmshus. Vi tar ansvar för tekniken.
Det som fungerar
Allt behöver inte förändras.
Idag
1Felanmälan
hyresgästen fyller i formuläret
2Ärende
registreras och prioriteras
3Arbetsorder
till en tekniker
4Återrapport
åtgärden markeras klar
I nya systemet
1Felanmälan
samma formulär
2Ärende
samma prioritering
3Arbetsorder
samma tekniker
4Återrapport
samma avslut
Fungerar arbetssättet bra? Då uppfinner vi inte ett nytt.
Men om något skaver
…då är det här ett väldigt bra tillfälle att säga det.
Hyresavtalgörs i Wordoch skrivs sedan in igen
Erbjudandesker via mejlsvaret följs upp för hand
Till ekonominöverförs manuelltsamma uppgifter en gång till
Uppsägningstidföljs i kalendernågon måste komma ihåg den
Behöver det verkligen vara så här?
1Avtal
skrivs en gång
2Erbjudande
svaret landar i systemet
3Ekonomi
får uppgifterna själv
4Uppsägning
bevakas av systemet
Mina Sidor
Se det. Prova det. Ändra det.
Ni sa
”Två menyer”
Hyresgästen och administratören ser var sin meny.
Ni sa
”Bilder”
Bilder på lediga objekt och i felanmälan.
Ni sa
”Områden”
Varje område får en områdesansvarig och sina egna nyheter.
1Se
2Prova
3Tyck till
4Justera
5Prova igen
Det är därför vi vill att ni är med.
Dagens verklighet
Idag finns verksamheten på flera ställen.
DeDUarbetsorder
Hogiaekonomi
iBinderdokument
iLOQnycklar
VAKAtvättstuga
Excelunderhållsplan
Det fungerar – men Boxholmshus äger inte helheten.
Saknas något?Finns det ett system, en lista eller en pärm vi inte har med här?
En egen grund
Tänk om Boxholmshus ägde själva grunden?
Ärenden
Ekonomi
Dokument
Uthyrning
Besiktning
Underhåll
BoxholmshusFastigheter · Lägenheter · Hyresgäster · Historik · Behörigheter
En grund för alla delar – och ni bestämmer vad som byggs ovanpå.
Ett helt kvarter
Mina Sidor är bara en pusselbit.
Mina Sidor
Men samma grund kan bära betydligt mer.
Uthyrning
Ärenden
Besiktning
Rondering
Underhåll
Energi
Dokument
Ekonomi
Boxholmshus
Varje byggnad finns redan i er kravbild.
Ett fel, hela vägen
Information behöver inte börja om.
1
Kranen läcker
Hyresgästen anmäler på Mina Sidor, med en bild.
2
Ärendet vet var
Lägenhet och fastighet finns redan – ingen skriver adressen igen.
3
Rätt person
Systemet föreslår tekniker utifrån objektet.
4
Utfört
Tid, foton och material noteras i mobilen.
5
Återkoppling
Hyresgästen ser att det är klart.
Ett ärende
Samma information. Flera roller. Ett sammanhang.
Rollerna
Samma system. Olika vardag.
Hyresgäst
Min bostad
Avtal, avier, felanmälan och tvättstugan.
Tekniker
Dagens arbetsorder
I mobilen – med checklista, foton och historik.
Uthyrning
Kö och kontrakt
Lediga objekt, intresseanmälningar, inflytt och utflytt.
Ekonomi
Avier och kostnader
Betalningar och kostnad per fastighet.
Fastighetschef
Överblicken
Underhållsplan, budget mot utfall, nyckeltal.
Simhall & VA
Ronder
Dagliga kontroller, vattenvärden, maskinrum.
Ingen behöver dela samma skärm – varje roll får sin egen vy.
Vilken roll saknas?Känner ni igen er själva här, eller arbetar någon på ett helt annat sätt?
Från register till hjälp
När allt hänger ihop kan systemet börja hjälpa till.
1
Finns idag
I Mina Sidor
Områdesnyheter går ut med e-post
Felanmälan lämnas vidare till DeDU, med bilderna
Den sökande ser sin plats i kön
2
Kan återanvändas
Från andra system
Påminnelse innan en kontroll förfaller
Återkommande kontroller skapas av sig själva
Nyckeltal samlade för ledningen
3
Kan utforskas
Med er
Teknikern ser tidigare åtgärder på objektet innan hen åker
Förslag på prioritet och tekniker
Ovanlig energiförbrukning syns direkt
En bit i taget
Ingen big bang.
DeDU
Hogia
iBinder
Excel
Idag
Mina Sidor
Nästa del
Boxholmshus
Del för del. Utan att vardagen behöver stanna.
Systemen ni har
Vad händer med systemen vi redan använder?
Behålls
VAKA
Tvättstugebokningen
Mina Sidor länkar dit
Kopplas ihop
Hogia · DeDU
Hyresinformation från Hogia
Felanmälan in i DeDU-flödet
Kan på sikt ersättas
Excel
Underhållsplanen
Ingår i kravbilden
Fastställs tillsammans
iBinder · iLOQ · Boplats
Och DeDU på lång sikt
från er kartläggningavgörs tillsammans
Stämmer det?Hör något system hemma i en annan kolumn än den vi satt det i?
Inflytt
Ni får bekanta er innan ni behöver arbeta skarpt.
1
Steg 1Se och prova2
Steg 2Utbildning3
Steg 3Första riktiga ärendet4
Steg 4Stöd5
Steg 5VardagLeveranstest innan skarp drift
Vi lämnar inte över ett nytt system och går därifrån.
Workshop
Nästa gång vill vi förstå er.
”Så här gör jag idag.”
”Det här fungerar bra.”
”Det här stör mig.”
”Det här får absolut inte försvinna.”
”Tänk om vi kunde…”
Ett bord – ingen dator
Fyra frågor räcker för att börja.
1Vad gör du?
2Vad fungerar bra idag?
3Vad tar onödig tid eller skapar frustration?
4Vad hade du ändrat om det var enkelt?
Ni behöver inte komma med lösningen.
Boxholmshus
Ni ska inte anpassa er efter ett nytt system.
Vi vill bygga systemet efter er.
Ett steg i taget. Tillsammans med människorna som faktiskt ska använda det.